Giấy tờ nên giữ

Một bộ hồ sơ được giữ gọn gàng tiết kiệm hàng chục giờ trong nhiều năm. Cách sắp xếp đơn giản nhất lại bền nhất.

Những giấy tờ nào nên giữ

• Giấy tờ tuỳ thân
• Hồ sơ y tế
• Các quyết định và giấy xác nhận đã nhận
• Biên nhận nộp hồ sơ
• Và giấy tờ liên quan tới thiết bị

Và nhóm cuối hay bị bỏ quên cho tới khi cần bảo hành.

Nên sắp xếp thế nào

• Chia theo vài nhóm lớn
• Rồi xếp theo thời gian trong từng nhóm
• Đơn giản thì mới duy trì được lâu dài
• Bốn tới năm nhóm là đủ
• Mục thứ ba là nguyên tắc

Và chia quá nhiều nhóm thì tới lúc cất lại phải phân vân bỏ vào đâu.

Có cần bản số hoá không

• Rất nên
• Chụp lại mọi giấy tờ quan trọng
• Đặt tên file bắt đầu bằng ngày
• Và lưu ở ít nhất hai nơi
• Mục thứ ba là mẹo giúp tự sắp xếp

Và tên file bắt đầu bằng ngày thì các file tự xếp đúng thứ tự.

Giữ trong bao lâu

• Giấy tờ quan trọng thì giữ lâu dài
• Khi phân vân thì giữ lại
• Vì xin lại một giấy tờ cũ thường rất mất công
• Chỗ để giấy không tốn bao nhiêu
• Mục thứ hai là nguyên tắc an toàn

Và bỏ nhầm một giấy tờ quan trọng là việc không sửa lại được.

Về chuyện chia nhóm

• Một nhóm cho giấy tờ tuỳ thân và nhân thân
• Một nhóm cho hồ sơ y tế
• Một nhóm cho thủ tục hành chính
• Một nhóm cho thiết bị và bảo hành
• Bốn nhóm này bao quát gần hết

Và thêm nhóm thứ năm cho những thứ chưa xếp được cũng hợp lý.

Về chuyện giữ bản sao của thứ đã nộp

• Trước khi nộp thì chụp lại hoặc sao lại
• Cất bản sao cùng giấy biên nhận
• Ghi ngày nộp và nơi nộp lên đó
• Đây là căn cứ khi cần tra lại
• Mục thứ ba là chi tiết quan trọng

Và ghi ngày nộp lên bản sao là việc mất năm giây mà rất có ích.

Về chuyện chụp lại ngay khi nhận

• Chụp ngay khi vừa nhận giấy tờ mới
• Lúc đó giấy còn rõ nhất
• Và bạn còn hỏi lại được nếu thấy chỗ sai
• Đừng để về nhà mới chụp
• Mục thứ ba là cái lợi bất ngờ

Và nhìn qua màn hình hay giúp phát hiện lỗi mà mắt thường bỏ qua.

Về chuyện kiểm thông tin trên giấy

• Kiểm tên, ngày sinh, địa chỉ ngay khi nhận
• Sai một chữ cũng nên báo ngay
• Sửa lúc còn ở đó dễ hơn nhiều
• Sai sót nhỏ có thể làm cả bộ hồ sơ bị từ chối
• Mục cuối là lý do phải kiểm ngay

Và một lỗi chính tả trong tên gây ra rất nhiều rắc rối về sau.

Về chỗ cất và an toàn

• Cất ở nơi khô ráo và dễ lấy
• Cho ít nhất một người thân biết chỗ cất
• Đừng cất kín tới mức lúc gấp không lấy được
• Giấy in nhiệt thì nhớ chụp lại vì nó phai
• Mục thứ hai là điều quan trọng

Và một bộ hồ sơ hoàn hảo mà không ai tìm được thì không giúp gì lúc gấp.

Về chuyện dọn lại định kỳ

• Xem lại mỗi năm một lần
• Bỏ những thứ chắc chắn không cần
• Bổ sung những gì còn thiếu
• Gắn vào một dịp cố định trong năm
• Mục cuối là mẹo duy trì

Và gắn vào một dịp cố định thì bạn không bao giờ quên.

Về một trang tóm tắt

• Làm một trang tóm tắt để ở đầu cặp
• Ghi các thông tin và số hiệu hay dùng
• Ghi số liên hệ của các nơi liên quan
• Trang này tiết kiệm rất nhiều thời gian
• Mục thứ hai là phần hữu ích nhất

Và không phải lật cả cặp để tìm một con số là điều rất dễ chịu.

Ba câu với mỗi rào cản

• Rào cản này nằm ở đâu, ở người hay ở nơi chốn
• Ai là người sửa được nó
• Thay đổi nhỏ nhất tạo khác biệt là gì
• Bài này thêm: tôi có tìm được giấy này trong hai phút không

Câu cuối là điểm riêng, và nó là thước đo thật của một hệ thống lưu trữ.

Rào cản nằm ở môi trường

• Bốn nhóm lớn rồi xếp theo thời gian là đủ
• Chụp lại ngay khi nhận, lúc giấy còn rõ và còn hỏi lại được
• Kiểm tên và ngày trên giấy ngay tại chỗ
• Cho ít nhất một người thân biết chỗ cất
• Mục cuối là điều quan trọng lúc gấp

Hai mục giữa là hai việc làm ngay tại quầy mà tránh được rắc rối lớn.

Hỏi trước khi tới một nơi mới

• Lối vào có bậc không, có lối dốc hoặc thang máy không
• Nhà vệ sinh có dùng được không
• Có chỗ đỗ xe gần lối vào không
• Thông tin có ở dạng nào khác ngoài loa và bảng chữ nhỏ không
• Người hỗ trợ đi cùng có vào được không

Ghi câu trả lời của từng nơi vào cặp hồ sơ để lần sau khỏi hỏi lại.

Câu hỏi thường gặp