Phần lớn điều chỉnh không tốn kém và không phức tạp. Chúng chỉ cần được nói ra và được đồng ý.
Điều chỉnh hợp lý nghĩa là gì
- Là những thay đổi trong cách tổ chức công việc hoặc học tập
- Để một người làm được phần việc của mình
- Nó không phải là hạ tiêu chuẩn
- Kết quả cần đạt vẫn như nhau
- Mục thứ ba là điều cần nói rõ nhất
Và điều chỉnh là đổi cách làm chứ không đổi cái đích phải tới.
Có ví dụ cụ thể nào
- Đổi giờ làm hoặc cho phép làm từ xa một phần
- Đổi bàn ghế
- Cung cấp tài liệu ở dạng khác
- Cho thêm thời gian trong bài kiểm tra
- Hoặc chuyển phòng họp sang tầng có thang máy
Và mục cuối là ví dụ cho thấy nhiều điều chỉnh chỉ là chuyện sắp xếp.
Nó có tốn kém không
- Phần lớn điều chỉnh tốn rất ít hoặc không tốn gì
- Nhiều thứ chỉ là thay đổi cách sắp xếp
- Chứ không phải mua sắm
- Đây là điều nhiều nơi chưa biết
- Mục thứ hai là điểm quan trọng nhất
Và giả định rằng mọi điều chỉnh đều tốn kém là rào cản lớn nhất.
Ai là người đề nghị
- Thường là chính người cần điều chỉnh
- Vì họ biết rõ nhất mình cần gì
- Đề nghị càng cụ thể thì càng dễ được đáp ứng
- Đừng chờ người khác đoán ra
- Mục thứ ba là nguyên tắc
Và không ai đoán được nhu cầu của bạn chính xác bằng chính bạn.
Về chuyện tách việc thành từng phần
- Nhìn từng phần việc chứ đừng nhìn cả công việc
- Phần nào làm được ngay, phần nào cần điều chỉnh
- Thường chỉ một hai phần cần thay đổi
- Cách nhìn này giúp cuộc trao đổi cụ thể hơn
- Mục thứ ba là điều hay bất ngờ
Và phần lớn công việc vẫn giữ nguyên, chỉ một phần nhỏ cần sắp xếp lại.
Về chuyện đề nghị cho đúng cách
- Nói rõ việc bạn cần làm và trở ngại ở đâu
- Đề xuất một giải pháp cụ thể
- Nói rõ nó giúp công việc thế nào
- Đề nghị kèm giải pháp dễ được đồng ý hơn
- Mục thứ hai là phần quyết định
Và trình bày theo hướng có lợi cho công việc bao giờ cũng dễ nghe hơn.
Về chuyện ghi lại thoả thuận
- Sau khi thống nhất thì ghi lại bằng văn bản
- Gửi một tin nhắn hoặc thư tóm tắt
- Ghi rõ điều chỉnh gì và bắt đầu từ khi nào
- Tránh hiểu nhầm về sau
- Mục thứ ba là phần quan trọng
Và ghi lại cũng giúp người quản lý mới nắm được khi có thay đổi nhân sự.
Về chuyện thử rồi điều chỉnh tiếp
- Không phải điều chỉnh nào cũng đúng ngay lần đầu
- Thử một thời gian rồi cùng xem lại
- Hẹn trước một mốc để đánh giá
- Điều chỉnh tiếp là chuyện bình thường
- Mục thứ ba là bước hay bị quên
Và hẹn xem lại biến một thoả thuận thành một quá trình; nhu cầu đổi khi công việc đổi thì cứ nêu lại, thoả thuận một lần không có nghĩa là xong mãi.
Về chuyện điều chỉnh có lợi cho nhiều người
- Giờ làm linh hoạt có lợi cho rất nhiều người
- Tài liệu rõ ràng cũng vậy
- Phòng họp dễ tới thì ai cũng tiện
- Nhiều điều chỉnh về sau thành cách làm chung
- Mục cuối là điều hay xảy ra
Và những thứ ban đầu làm cho một người thường trở thành tiêu chuẩn cho cả nơi đó.
Về chuyện hỏi nơi có thẩm quyền
- Quy định cụ thể do cơ quan chức năng ban hành
- Hỏi trực tiếp cơ quan phụ trách ở địa phương
- Hoặc hỏi tổ chức hoạt động trong lĩnh vực này
- Thông tin chính thức mới đáng tin
- Mục thứ hai là chỗ nên hỏi
Và thông tin trên mạng có thể đã cũ so với quy định hiện hành.
Về chuyện bắt đầu từ một điều chỉnh
- Không cần đề nghị mọi thứ cùng lúc
- Bắt đầu từ thứ ảnh hưởng nhiều nhất
- Khi nó chạy tốt thì đề nghị tiếp dễ hơn
- Một thành công nhỏ mở đường cho những bước sau
- Mục thứ ba là cách làm thực tế
Và một điều chỉnh chạy tốt là lập luận thuyết phục nhất cho điều chỉnh tiếp theo.
Ba câu với mỗi rào cản
- Rào cản này nằm ở đâu, ở người hay ở nơi chốn
- Ai là người sửa được nó
- Thay đổi nhỏ nhất tạo khác biệt là gì
- Bài này thêm: phần việc nào thật sự cần điều chỉnh
Câu cuối là điểm riêng, và câu trả lời thường hẹp hơn người ta tưởng.
Rào cản nằm ở môi trường
- Điều chỉnh là đổi cách làm, không phải hạ tiêu chuẩn
- Phần lớn điều chỉnh tốn rất ít hoặc không tốn gì
- Đề nghị cụ thể kèm giải pháp thì dễ được đồng ý
- Ghi lại thoả thuận bằng văn bản và hẹn mốc xem lại
- Mục cuối là bước hay bị quên
Hai mục giữa là hai điều quyết định đề nghị của bạn có được chấp nhận hay không.
Hỏi trước khi tới một nơi mới
- Lối vào có bậc không, có lối dốc hoặc thang máy không
- Nhà vệ sinh có dùng được không
- Có chỗ đỗ xe gần lối vào không
- Thông tin có ở dạng nào khác ngoài loa và bảng chữ nhỏ không
- Người hỗ trợ đi cùng có vào được không
Với nơi học và nơi làm thì nên hỏi năm câu này trước khi nhận lời.
Câu hỏi thường gặp
Điều chỉnh hợp lý nghĩa là gì?
Là những thay đổi trong cách tổ chức công việc hoặc học tập để một người làm được phần việc của mình. Nó không phải là hạ tiêu chuẩn.
Có ví dụ cụ thể nào?
Đổi giờ làm, cho phép làm từ xa một phần, đổi bàn ghế, cung cấp tài liệu ở dạng khác, cho thêm thời gian trong bài kiểm tra, hoặc chuyển phòng họp sang tầng có thang máy.
Nó có tốn kém không?
Phần lớn điều chỉnh tốn rất ít hoặc không tốn gì. Nhiều thứ chỉ là thay đổi cách sắp xếp chứ không phải mua sắm.
Ai là người đề nghị?
Thường là chính người cần điều chỉnh, vì họ biết rõ nhất mình cần gì. Đề nghị càng cụ thể thì càng dễ được đáp ứng.