Khi đã vào làm, phần lớn khó khăn nằm ở những chi tiết rất cụ thể. Chúng cũng là những thứ dễ sửa nhất.
Những điều chỉnh nào hay dùng nhất
- Giờ làm linh hoạt
- Làm từ xa một phần
- Bàn ghế phù hợp
- Phần mềm hỗ trợ
- Và thay đổi cách tổ chức cuộc họp
Và mục cuối là thứ ít ai nghĩ tới nhưng ảnh hưởng hằng ngày.
Tôi nên đề nghị với ai
- Thường là quản lý trực tiếp
- Hoặc bộ phận nhân sự nếu nơi bạn làm có
- Hỏi xem quy trình ở đó là thế nào
- Rồi làm theo
- Mục thứ ba là bước đầu tiên
Và đi đúng quy trình làm mọi việc nhanh hơn nhiều.
Nếu quản lý không hiểu vấn đề
- Giải thích bằng việc cụ thể chứ không bằng chẩn đoán
- Việc này khó ở chỗ này
- Và điều chỉnh này giúp tôi làm được
- Ngôn ngữ công việc dễ được tiếp nhận hơn
- Mục cuối là điều đáng nhớ
Và người quản lý xử lý được vấn đề công việc, còn chẩn đoán thì không.
Đồng nghiệp có cần biết không
- Chỉ cần biết phần ảnh hưởng tới phối hợp công việc
- Và ở mức bạn thấy thoải mái
- Bạn quyết định chia sẻ bao nhiêu
- Không ai được yêu cầu bạn kể thêm
- Mục thứ ba là quyền của bạn
Và mức chia sẻ là lựa chọn của bạn, không phải nghĩa vụ.
Về chỗ ngồi và bàn ghế
- Chiều cao bàn ghế và vị trí màn hình
- Chỗ để chân và giá đỡ tài liệu
- Chỗ ngồi gần lối ra hoặc gần nhà vệ sinh nếu cần
- Những thứ này thường sửa được ngay trong ngày
- Mục cuối là điều đáng nói
Và phần lớn điều chỉnh về chỗ ngồi chỉ cần một buổi sắp xếp lại.
Về giờ giấc linh hoạt
- Đi làm muộn hơn và về muộn hơn
- Chia ngày làm thành hai phần có nghỉ giữa
- Tránh giờ cao điểm khi di chuyển
- Đây là điều chỉnh không tốn gì cho nơi làm việc
- Mục cuối là lập luận nên dùng
Và giờ giấc linh hoạt là thứ nhiều nơi đã áp dụng cho tất cả mọi người.
Về làm từ xa một phần
- Vài ngày trong tuần làm tại nhà
- Giảm gánh nặng di chuyển
- Cần thoả thuận rõ cách phối hợp với nhóm
- Và cách theo dõi công việc
- Mục thứ ba là điều kiện để nó chạy tốt
Và rõ ràng về cách phối hợp là thứ làm cho mọi bên yên tâm.
Về cuộc họp
- Họp ở phòng dễ tới
- Gửi tài liệu trước và ghi biên bản
- Nói lần lượt chứ đừng nói chồng lên nhau
- Những điều này giúp cả nhóm chứ không riêng ai
- Mục cuối là lập luận thuyết phục nhất
Và gửi tài liệu trước là thói quen mà cả nhóm đều được lợi.
Về phần mềm và công cụ
- Nhiều tính năng hỗ trợ đã có sẵn trong hệ điều hành
- Phóng to chữ, đọc màn hình, nhận diện giọng nói
- Hỏi bộ phận kỹ thuật xem cài được gì
- Kiểm xem phần mềm nội bộ có dùng được không
- Mục cuối là chỗ hay có vấn đề
Và phần mềm nội bộ tự viết thường là chỗ ít được kiểm về khả năng tiếp cận nhất.
Về chuyện chia lại phần việc
- Đổi một phần việc cho người khác và nhận phần khác
- Cả nhóm có thể cùng có lợi
- Điều này khác với giảm khối lượng
- Bàn cởi mở trong nhóm nếu được
- Mục thứ ba là điều cần nói rõ
Và đổi việc không phải là làm ít đi, đó là phân công cho hợp người; hẹn một mốc để cùng đánh giá lại, vì thoả thuận tốt luôn có chỗ chỉnh.
Về chuyện khi có quản lý mới
- Thoả thuận cũ có thể bị quên khi đổi người
- Chủ động nhắc lại và đưa văn bản đã có
- Không phải bắt đầu lại từ đầu
- Đây là lý do nên ghi lại bằng văn bản
- Mục cuối là điều muốn nhấn
Và một tờ giấy đã thống nhất tiết kiệm cho bạn cả cuộc trao đổi lại từ đầu.
Ba câu với mỗi rào cản
- Rào cản này nằm ở đâu, ở người hay ở nơi chốn
- Ai là người sửa được nó
- Thay đổi nhỏ nhất tạo khác biệt là gì
- Bài này thêm: điều chỉnh này còn ai trong nhóm được lợi
Câu cuối là điểm riêng, và nó thường là lập luận thuyết phục nhất.
Rào cản nằm ở môi trường
- Giải thích bằng việc cụ thể chứ không bằng chẩn đoán
- Nhiều điều chỉnh về chỗ ngồi sửa được ngay trong ngày
- Gửi tài liệu trước và ghi biên bản giúp cả nhóm
- Ghi lại thoả thuận để không phải bắt đầu lại khi đổi quản lý
- Mục cuối là lý do phải có văn bản
Hai mục giữa là hai điều chỉnh rẻ nhất mà tác dụng rộng nhất.
Hỏi trước khi tới một nơi mới
- Lối vào có bậc không, có lối dốc hoặc thang máy không
- Nhà vệ sinh có dùng được không
- Có chỗ đỗ xe gần lối vào không
- Thông tin có ở dạng nào khác ngoài loa và bảng chữ nhỏ không
- Người hỗ trợ đi cùng có vào được không
Với nơi làm việc thì hỏi thêm về phòng họp và về phần mềm nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
Những điều chỉnh nào hay dùng nhất?
Giờ làm linh hoạt, làm từ xa một phần, bàn ghế phù hợp, phần mềm hỗ trợ, và thay đổi cách tổ chức cuộc họp.
Tôi nên đề nghị với ai?
Thường là quản lý trực tiếp, hoặc bộ phận nhân sự nếu nơi bạn làm có. Hỏi xem quy trình ở đó là thế nào rồi làm theo.
Nếu quản lý không hiểu vấn đề?
Giải thích bằng việc cụ thể chứ không bằng chẩn đoán: việc này khó ở chỗ này, và điều chỉnh này giúp tôi làm được. Ngôn ngữ công việc dễ được tiếp nhận hơn.
Đồng nghiệp có cần biết không?
Chỉ cần biết phần ảnh hưởng tới phối hợp công việc, và ở mức bạn thấy thoải mái. Bạn quyết định chia sẻ bao nhiêu.